Er din virksomhed del af en global koncern, kan du få en bedre bundlinje med 5 trin, alt for mange overser. Små og mellemstore virksomheder kan også spare penge med nogle af metoderne i denne artikel.
Der er som bekendt mange veje til Rom. Det gælder også i forhold til at forbedre bundlinjen i din virksomhed.
I en krisetid som den, et meget stort antal virksomheder oplever nu, hvor coronapandemien raser voldsommere end i foråret 2020, er det afgørende at tænke nyt, hvis din virksomhed skal overleve krisen.
Mange virksomhedsejere og direktører har blikket stift rettet mod salg og indtjening. Den del er naturligvis bydende nødvendig, men kan være svær at have fuld kontrol over, særligt når samfundet generelt er i krise.
Økonomifolk kigger gerne på løn- og personaleomkostninger. Det kan også give mening og er for mange desværre en nødvendighed.
Men der er faktisk et sted mere, alle virksomheder med fordel kan sætte spot på – i svære tider som i gode. Der ligger nemlig ofte guld gemt i leverandørbogholderiet. Især i store og mellemstore virksomheder.
Men selv mindre virksomheder kan med fordel se på, om nogle af deres leverandøraftaler og interne arbejdsgange kan optimeres. Mange tænker blot ikke over det i en travl hverdag. Og så længe forretningen går godt, er det ikke dér, fokus ligger.
I denne artikel får du 5 metoder, som dels kan lette arbejdsgange i din virksomhed, dels kan reducere dine omkostninger betragteligt.
Alt sammen noget, der sikrer dig en bedre bundlinje. Det ved jeg, for jeg har selv brugt dem i mit arbejde med at optimere processer for kunder.
Klik på en boks for at læse mere.
#1 - Ryd op i leverandørdatabasen
Hvorfor er det en god idé at rydde op i leverandørdatabasen?
Set fra et økonomisk synspunkt opkræver jeres Shared Service Center formentlig et beløb pr. leverandør, de skal vedligeholde. Også selvom leverandøren har været inaktiv længe.
Alene derfor bør du jævnligt iværksætte en ”leverandørvask”, så du kun betaler for de leverandører, der har været aktive inden for de seneste 1, 2 eller 3 år.
Besparelsen ved denne manøvre opvejer eller overstiger formentlig omkostningen ved at genaktivere eller oprette enkelte leverandører på ny.
Ud over det rent økonomiske kan det være en jungle at navigere rundt i en database med hundredvis af leverandører. Man taber lynhurtigt overblikket.
Derfor giver det god mening at lave en grundig oprydning, så kun relevante leverandører optræder i databasen.
Hvordan rydder du op i leverandørdatabasen?
Først skal du danne dig et overblik over leverandører i databasen:
- Eksportér alle leverandørerne til en CSV-fil, som du kan arbejde med i Excel
- Der skal være oplysninger om, hvornår der senest har været aktivitet på leverandøren
- Lav en kolonne, der beskriver, hvilken vare/ydelse der er tale om
- Lav også gerne en kolonne med beløb, dit firma har købt for i de sidste 1-2 år
- Sortér på vare/ydelse og definér ud fra dette, hvem der er størst aktivitet hos pr. vare/ydelse.
Når du har denne analyse på plads, er det tid til at involvere nøglemedarbejdere i virksomheden:
- Tal med relevante medarbejdere/kolleger om, hvilke leverandører det giver mening at beholde
- Giv besked til jeres Shared Service Center om, hvilke leverandører der skal slettes af databasen
- Informér relevante medarbejdere om, hvem de må bruge til hvilke varer/ydelser
- Sørg for, at ikke hvem som helst kan tilføje nye leverandører – det skal godkendes af en chef.
Det sidste punkt er af største vigtighed for at sikre, at antallet af leverandører ikke løber løbsk over tid.
Denne øvelse giver færre omkostninger til vedligeholdelse af leverandørdatabasen. Samtidig bliver det mere overskueligt at finde relevante leverandører.
Sidst, men absolut ikke mindst, kan denne manøvre give mulighed for at forhandle fordelagtige rabataftaler, hvilket utvivlsomt vil forbedre bundlinjen yderligere.
#2 - Indfør standardiserede betalingsbetingelser
Hvorfor er det en god idé med standardiserede betalingsvilkår?
Hvis bogføring og godkendelse af fakturaer er lagt ud til medarbejderne ”på gulvet” i de respektive afdelinger (hvilket ofte er tilfældet i store organisationer med Shared Service Center), kender du nok til, at det mildt sagt tager en krig at få en faktura gennem systemet.
Ud over helt unødvendige omkostninger til renter og rykkergebyrer medfører det frustrationer på mange planer i organisationen – i bogholderiet, hos indkøberen, hos chefen, hos receptionisten, der modtager de sure rykkeropkald. Og hos de medarbejdere, der skal købe varer i leverandørens fysiske butik, men som måske bliver afvist pga. dårlig betalingshistorik.
Leverandøren på sin side er frustreret over altid at skulle rykke for sine penge. Det er med andre ord en ond cirkel med dårlige vibrationer.
Hvordan kan du i praksis indføre standardiserede betalingsvilkår?
Start med at lave en analyse af, hvor lang tid det i snit tager, fra en faktura er modtaget, til den er godkendt og betalt.
I analysen skal du tage højde for nogle af de specielle forhold, jeg kommer ind på i de andre tips her i artiklen.
I den forbindelse skal du også være opmærksom på, at ikke alle leverandører vil acceptere dit ønske om nye betalingsvilkår.
Det gælder fx leasingfirmaer, forsikringsselskaber, telefonselskaber og udlejere. Her kan det være andre tiltag, der skal til for at løse problemet.
Nu kommer du til den praktiske del:
- Bliv enig med dit team om, hvilken betalingsfrist der er optimal for et effektivt flow
- Skriv et venligt brev til leverandørerne, hvor du forklarer baggrunden for dette skridt
- Fremhæv fordelene for leverandøren: rettidig betaling og et smidigt samarbejde
- Vær forstående og fleksibel, hvis enkelte leverandører ikke kan acceptere fristen
- Vær forberedt på, at nogle leverandører vil ønske samme frist som kunde hos dig
- Overhold de nye betalingsvilkår – Karma kan være en bitch, ved du 🙂
Du vil aldrig kunne opnå 100 % ensretning, men med 90-95 % er du nået virkelig langt.
Du vil med stor sandsynlighed se et mærkbart fald i morarenter, rykkergebyrer og inkassosager = en betydeligt bedre bundlinje.
#3 - Bed leverandøren splitte fakturaen op
Hvorfor er det en god idé at dele fakturaen op?
Hvis dit firma har mange medarbejdere, har I formentlig også en stor flåde af leasingbiler. I har i hvert fald mange medarbejdere med telefon.
Fakturaer på telefoni og biler kan blive helt uoverskueligt store – jeg har set dem op til 120-150 sider. Nej, jeg lyver ikke! Det giver sig selv, at ingen kan overskue indholdet af sådanne fakturaer.
Og når de skal igennem et stort antal chefer til godkendelse, er det en langsommelig proces. Der er altid nogen, der er bortrejst, syge eller bare har mange andre opgaver at tage sig af – og så har vi balladen.
I dén situation er det hele fakturaen, der bliver forsinket, og som der skal betales renter af. Det er nemlig ikke muligt at sætte fakturaen til betaling, før den sidste godkender har trykket på knappen. Det er jo virkelig tosset.
Hvordan griber du opgaven an med at dele fakturaen op?
Løsningen her er ikke kun at bede om længere betalingsfrist. Det skal du naturligvis stadig gøre, hvis det overhovedet er muligt. Men især teleselskaber og leasingfirmaer kan være vanskelige at forhandle betalingsvilkår med.
I stedet skal du gøre følgende:
- Se, om fakturaen med fordel kan splittes op på afdelinger
- Sørg i opdelingen for, at kun én chef skal godkende den enkelte faktura iht. prokura
- Skriv ind i et Excel-ark, hvilke poster der skal faktureres til hvilken afdeling
- Angiv tydelig reference i form af person og cost center for de forskellige poster
- Send arket til leverandøren og gennemgå det sammen, så der ikke kan opstå tvivl
- Få det skrevet ind som et vilkår i en opdateret leverandøraftale eller som et tillæg.
På denne måde bliver hver enkelt faktura mere overskuelig at kontrollere og kode (bogføre). 15-20 sider er noget mere overskueligt at gå i kødet på end 120-150 sider.
Denne metode sikrer et hurtigere flow, idet der kun er én godkender pr. faktura. Man skal derfor ikke afvente en række andre godkendere, før fakturaen kan færdigbehandles.
Skulle en faktura en sjælden gang blive betalt for sent, betaler du kun rente af den ene faktura og ikke af den samlede fakturasum for alle afdelinger.
Denne øvelse lønner sig i form af gladere medarbejdere i kreditorbogholderiet, mindre stress hos lederne (godkenderne) og færre renter og rykkergebyrer. Sammenlagt giver det en væsentlig bedre bundlinje.
#4 - Bed leverandøren lave en samlefaktura
Jamen jeg har jo lige sagt, at du skal få leverandøren til at dele fakturaen op i mindre delfakturaer?!
Korrekt, men der er tale om forskellige situationer, der ikke umiddelbart kan sammenlignes.
Hvis du eksempelvis modtager 4-5 månedlige fakturaer på forskellige rengøringsydelser fra samme leverandør, kan det være en fordel at få leverandøren til at lave én månedlig faktura. På den måde fjernes en række arbejdsgange til oprettelse, kodning, godkendelse og betaling.
Du sparer altså både tid og penge, da du nedbringer fakturagebyrerne fra jeres Shared Service Center. Det kræver naturligvis, at det er forholdsvis få fakturalinjer og -sider, så du ikke kommer ud i problemerne som beskrevet i tip #3.
Bonustips til mindre virksomheder
Som mindre virksomhed kan du også bruge ovennævnte fremgangsmåde, hvor det er aktuelt.
Derudover kan du overveje at spørge din leverandør, om du i stedet for månedlig betaling kan opnå rabat ved fx kvartalsvis, halvårlig eller helårlig betaling? Her skal du se på det samlede billede, altså den administrative byrde kontra likviditet og besparelse i form af rabatter.
Hav in mente, at det koster penge at bruge fx pengeinstitutternes betalingsservice, og mange bilag kan medføre øgede udgifter til bogholder og/eller revisor.
#5 - Sammenhold fakturaer med leverandøraftaler
Når du har lavet de ”indledende øvelser” i trin 1-4, har du allerede skabt et godt grundlag for store besparelser.
Men der kan faktisk være mere at hente! For når du har bragt fakturaerne ned i nogle håndgribelige størrelser, se trin #3, kan du begynde at interessere dig for, hvad der faktureres og til hvilken pris.
Her er det så, at du skal have nærlæst indholdet af leverandøraftalerne, så du ved kontrol af de enkelte fakturaer kan tjekke, om det er som aftalt i kontrakten. Det var sådan, jeg opdagede, at et teleselskab hos en af mine kunder ikke levede op til sine forpligtelser.
Jeg brugte denne fremgangsmåde:
- Gennemgik en række fakturaer
- Sammenholdt dem med leverandøraftalerne
- Fandt et mønster over tid
- Satte tallene ind i et regneark
På denne måde dokumenterede jeg uden nogen tvivl, at min kunde var blevet overfaktureret for telefoni og bredbånd gennem næsten 3 år.
Resultat? En tilbagebetaling på ca. 400.000 kr.
Og der blev taget hånd om telefonien efterfølgende, så denne situation ikke skulle gentage sig.
Der er mange andre fordele end blot en bedre bundlinje
Som du kan se, er det en god idé at interessere sig for håndteringen af jeres kreditorer.
Der kan være rigtig mange penge at hente. Men økonomien er kun ét aspekt af det.
Andre fordele er et forbedret renommé blandt leverandørerne – og gladere medarbejdere hos dig.
Hvem vil ikke gerne kunne bryste sig af at arbejde i en virksomhed med styr på sagerne? Og hvilken chef vil ikke gerne have glade medarbejdere, der er stolte af deres arbejdsplads?
Så hvad kan du specifikt gøre for at styrke bundlinjen i din virksomhed?
Hvis du har dygtige medarbejdere, der kan analysere de forhold, jeg har beskrevet i denne artikel, kan du kalde dem ind til en brainstorming. De har højst sandsynligt fingrene nede i mulden og kan tale med om udfordringerne.
Når I er kommet tættere ind på livet af problemerne, kan I gå frem efter følgende model:
- Afdæk, om dine medarbejdere har tiden og kompetencerne til at sætte gang i de forskellige tiltag, fx genforhandling af leverandøraftaler
- Del opgaven op i mindre, meget konkrete delopgaver, som I kan sætte flueben ved; elefanten skal spises i bidder
- Opstil målbare KPI’er, så I ved, hvad I sigter mod og kan følge fremgangen
- Aftal jævnlige statusmøder, helst en gang om ugen eller hver 14. dag, så I holder dampen oppe.
På møderne følger I op på:
- Status?
- Udestående opgaver?
- Hvem har ansvar for hvad?
- Hvornår skal de enkelte delopgaver være løst?
Sørg for altid at aftale dato for næste møde, så projektet ikke løber ud i sandet på grund af travlhed med andre opgaver.
Metode #5 gav en tilbagebetaling på 400.000 kr.
Læs også artiklen om, hvordan jeg med brug af metode #5 – Sammenhold fakturaer med leverandøraftaler hjalp en kunde med at få refunderet 400.000 kr. i for meget betalt telefoni. Du har måske ikke lige så mange penge gemt i dit bogholderi, men mindre kan sikkert også gøre det?
Rigtig god fornøjelse med at identificere områder i leverandørhåndteringen, hvor dit firma kan spare betydelige summer og forbedre odds for at komme helskindet gennem denne og fremtidige kriser.
Husk på, at din indsats ikke kun gavner her og nu – den forbedrer din bundlinje i årene fremover!
Tag fat i mig, hvis du har brug for hjælp til at optimere processerne i din virksomhed.
Ring på +45 30 63 84 89 eller send mig en mail på info@yml.dk og beskriv kort, hvad du mangler hjælp til. Så kvitterer jeg med et løsningsforslag.
Indholdet i denne artikel er beskyttet af lov om ophavsret. Copyright © 2022. Alle rettigheder forbeholdt.
0 kommentarer