Dine leverandøraftaler – har du det fulde overblik over dem? Ved du med sikkerhed, at din virksomhed ikke betaler overpris for fx telefoni?
Denne artikel udkom første gang i april 2018 og er opdateret i december 2020.
For nogle år siden hjalp jeg en kunde med at optimere en række processer i firmaets leverandørhåndtering, bl.a. leverandøraftalerne.
Kunden, som er del af en global koncern, oplevede efter outsourcing af kreditorbogholderiet store problemer med at overholde leverandørernes betalingsvilkår.
Konsekvensen var alt for mange rykkere og renteudgifter og et dårligt renommé blandt leverandørerne.
Min opgave var at iværksætte en række tiltag for at effektivisere flowet i fakturabehandlingen.
Som en sidegevinst opdagede jeg i min gennemgang af leverandøraftaler og fakturaer, at min kunde gennem flere år havde betalt overpris for telefoni i forhold til, hvad der var aftalt.
Det resulterede i en tilbagebetaling fra teleselskabet på 400.000 kr. og en efterfølgende nedjustering af priserne til at matche det aftalte.
Hvordan det rent praktisk gik for sig, kommer jeg tilbage til. Du er også velkommen til at ringe på 30 63 84 89 og høre, hvordan jeg gjorde.
Men lige nu vil jeg stille dig et ja/nej-spørgsmål:
Ved du, om du betaler for meget for dine leverandøraftaler?
Nu var der i dette tilfælde tale om telefoni, hvor overbetalingen var til at få øje på.
Men der er en række ydelser, du med fordel kan sætte under lup for at se, om der er god sammenhæng mellem pris og ydelse – og om dit firma reelt har behov for de ydelser, der er indeholdt i aftalerne.
En ting, der ofte har været nævnt i pressen, er horrible leasingafgifter på printere og kopimaskiner.
Her har mange kunder, både i det private erhvervsliv og inden for det offentlige, måttet sande, at de er blevet taget ved næsen og har betalt udstyrets værdi mangefold grundet ufordelagtige leasingaftaler.
Det lugter lidt af bondefangeri, og du bør derfor undersøge markedet grundigt, før du kaster dig ud i en sådan aftale.
Et andet område, hvor du bør holde øjnene godt åbne og nærlæse tilbud og kontraktvilkår, er rengøringsområdet.
Her betaler det sig at tjekke, om du nu også får den beskrevne service. Og hvis dit firma på et tidspunkt går ned i kvadratmeter, skal du huske at få justeret rengøringskontrakten tilsvarende.
Rengøringsfirmaet skal nok huske at opjustere leverandøraftalen, hvis du øger arealet – det kniber til gengæld med hukommelsen den anden vej, er min erfaring.
Få inspiration her til, hvilke andre leverandøraftaler du med fordel kan gennemgå.
Men hvad skal der mere præcist til for at finde ud af, om du betaler overpris for dine leverandøraftaler?
Du kan minimere omkostningerne på flere måder
Jeg plejer at sige, at det ikke er raketvidenskab at finde måder at nedbringe eller helt fjerne unødvendige omkostninger.
Men det kræver en analytisk og systematisk tilgang og et oprigtigt ønske om at forbedre virksomhedens økonomi.
Også selvom det kan være besværligt og i starten koster penge. Det koster som bekendt penge at tjene penge.
Start med at identificere nogle punkter, hvor du hurtigt kan skabe en positiv forandring. Tag hånd om dem først, før du tager hul på de mere vanskelige opgaver.
Efterhånden som du får sat flueben ved nogle delopgaver, kan du fortsætte til områder, der kræver en større indsats.
Gratis tips til at spare (mange) penge på dine leverandøraftaler
Metoderne er primært tiltænkt større koncerner, som har centraliseret deres kreditorbogholderi i et Shared Service Center. Men særligt nr. 4 og 5 kan også bruges af mindre og mellemstore firmaer.
- Ryd op i leverandørdatabasen; slet leverandører, der ikke har været brugt de seneste maks. 3 år
- Indfør betalingsbetingelser, der giver tid til at få fakturaen rettidigt gennem systemet
- Få leverandøren til at dele fakturaerne op, hvis der er tale om omfattende fakturaer
- Bed om en månedlig samlefaktura, hvor det giver mening
- Sammenhold fakturaer med kontrakter for at se, om de aftalte vilkår slår igennem på fakturaen.
NB: Links herover går til en udførlig beskrivelse af, hvordan du kan gennemføre de forskellige punkter i artiklen 5 oversete trin til en bedre bundlinje.
Metode nr. 5 hjalp mig til at hjælpe min kunde
Metode nr. 5 var den, der satte mig i stand til at kræve en tilbagebetaling på i alt kr. 400.000, som min kunde havde betalt for meget gennem 3 år.
Kontrakterne på telefoni og bredbånd hos medarbejdere rundt omkring i landet var ved at udløbe, og en genforhandling skulle finde sted. I den forbindelse nærlæste jeg de forskellige delaftaler og sammenholdt dem med fakturaer. Der fandt jeg ud af, at en række ydelser, som var aftalt til at være gratis, var faktureret fuldt ud.
Læs her, hvordan jeg præcis greb opgaven an. Du kan gøre det samme.
Hvordan kunne det overhovedet ske?
Tja, der var i bedste fald tale om et sammenfald af uheldige omstændigheder. Teleselskabets Key Account Manager havde muligvis glemt at informere sine medarbejdere om at implementere de aftalte rabatter og gratis ydelser i deres system.
Samtidig var de aftalte vilkår tilsyneladende heller ikke kommunikeret tilstrækkelig tydeligt til bogholderiet hos min kunde.
Læg dertil, at de månedlige fakturaer havde en størrelse på 120-150 sider. Det kan nok få selv den mest pertentlige bogholder til at opgive at holde styr på alle detaljer – som i dette tilfælde beløb sig til kr. 400.000 over 36 måneder.
Men dette var ikke alt. Teleselskabet havde desuden leveret et antal bredbåndsmodemmer og oprettet fakturering i systemet.
Disse modemmer blev sendt retur til teleselskabet – men opkrævningen fortsatte desuagtet. Dette opdagede jeg, da jeg undrede mig over, at flere medarbejdere figurerede med bredbånd hos forskellige udbydere. Jeg kontaktede de pågældende medarbejdere og opdagede på denne måde sagens rette sammenhæng.
Kunne dette være en historie taget ud af din virkelighed? Nok ikke, hvis din virksomhed er mindre eller mellemstor. Men hvordan er situationen, hvis du arbejder i en global koncern? Har I styr på alle leverandøraftaler i detaljer?
Læs her, hvad min kunde sagde om mit arbejde:
Flere gratis tips til dig fra mig
Måske tænker du over, hvilke andre ydelser end lige telefoni, det er umagen værd at gå efter i sømmene?
Det er faktisk ganske mange:
- Annoncer i aviser, fagblade, på Facebook, Google Ads osv.
- Abonnementer på aviser og tidsskrifter
- Bilpark (ved leasing)
- Bredbåndsabonnementer
- Forsikringer
- Husleje
- Kaffe- og sodavandsautomater
- Kopimaskiner og printere
- Rengøring
- Telefoni
Ville det ikke være fedt, hvis du kunne frigøre penge fra nogle af disse områder og bruge dem andre steder i din virksomhed, hvor de kan gøre mere gavn?
Jeg kan kun sige – jo længere du venter, des flere penge risikerer du at spilde unødigt.
Så mit råd er klart. Sæt spot på, hvor du og dine medarbejdere først skal sætte ind. Brug gerne mine anvisninger i artiklen 5 oversete trin til en bedre bundlinje som udgangspunkt – så er du godt i gang.
Er du klar til at se kritisk på dine leverandørkontrakter?
Du er naturligvis altid velkommen til at kontakte mig uforpligtende på +45 30 63 84 89, hvis du kunne tænke dig mine øjne på projektet.
Er det nemmere for dig at sætte ord på din udfordring på skrift, sender du mig bare en mail på info@yml.dk.
Og for resten – det er ikke kun store virksomheder, der kan have gavn af at gå leverandører og abonnementer efter i sømmene …
Min gode mentor, Rikke Moos, fortalte, at hun var blevet inspireret af min historie om de 400.000 og havde gennemgået sine abonnementer på bl.a. cloud-løsninger. Rikke sparede med den øvelse i omegnen af 10.000 kr. om året. Om du er stor eller lille – der er altid noget, du kan optimere!
Rigtig god fornøjelse med at styrke din virksomheds økonomi. Det vil gavne dig nu og i flere år fremover!
0 kommentarer