Processoptimering – din genväg till ett bättre resultat
Förlorar du pengar på dåliga avtal och rutiner?
Det kan vara svårt att överblicka. Men kanske du redan misstänker att du förlorar pengar på alltför dyra serviceavtal och ineffektiva arbetssätt? Du har bara inte resurserna att göra något åt det …
Nu kan du få hjälp att stärka ditt resultat med processoptimering.
Med processoptimering kan du spara mycket pengar
En närmare genomgång av dina serviceavtal, telefonabonnemang eller försäkringar kommer oftast snabbt att löna sig. Oavsett om ditt företag är stort eller litet.
Your Missing Link har utvecklat en unik processoptimeringsmetod där jag i nära dialog med dig och ditt team systematiskt går igenom dina leverantörsavtal och säkerställer att du framöver får de lösningar som matchar ditt företags behov bäst.
Och att pris och kvalitet hänger ihop.
Optimera rutiner och arbetssätt
Med processoptimering ligger en stor del av de sparade resurserna just i att optimera några av arbetssätten i organisationen.
Ofta kan det vara lättare för oss som kommer utifrån att få syn på möjligheterna till optimering eftersom vi inte känner till bakgrunden till rutinerna och därför öppet kan ställa frågor om dem.
Det ger möjlighet att gemensamt upptäcka om det finns ett bättre sätt.
Kontakta mig på
+45 30 63 84 89
eller info@yml.dk
När du kontaktar Your Missing Link får du alltid snabbt svar. Jag kan ofta ta även stora uppdrag med kort varsel.
Överlåt den svåra dialogen till Your Missing Link
Med Your Missing Link som samarbetspartner får du dessa fördelar:
- Du slipper den svåra dialogen med leverantörer om t.ex. ändrade betalningsvillkor
- Du kan be mig förklara bakgrunden till dina ändrade rutiner för dina medarbetare
- Du kan överlåta dialogen med t.ex. bank, försäkringsbolag, skatteverk, tullverk och andra myndigheter till mig
- Du kan be mig förhandla eller omförhandla leverantörsavtal med bättre villkor för dig
- Du kan låta mig tala med dina kunder t.ex. vid införande av ett nytt faktureringssystem.
Ofta är det lättare för mig, som inte är insatt i företaget, att upprätta en god dialog med olika intressegrupper.
Det öppnar många dörrar och dämpar potentiella konflikter att jag inte har ett personligt intresse i resultatet, utan har rollen som en neutral konsult som ska hitta bra lösningar och säkerställa ett bra samarbete med alla parter.
Misstänker du att du betalar för mycket?
Du vet inte det du inte vet, men kanske misstänker du att du betalar överpris för avtal eller har andra omkostnader som du kan minimera.
Se t.ex. här hur jag hjälpte ett medelstort företag att få tillbaka 400 000 DKK som ett stort telefonbolag felaktigt hade krävt för mycket.
Hur många avtal betalar du överpris för? Upptäcker du det?
Ring ett icke förpliktande samtal på +45 30 63 84 89.
Vi återbetalades ungefär 400 000 DKK
Genom att granska fakturor i samband med ett avtal upptäckte Henny att vi under en 3-årsperiod hade betalat ca 400 000 DKK för mycket för telefoni och bredband. Detta för abonnemang som enligt avtalet skulle vara gratis men som hade lagts in fel i leverantörens system.
Samtidigt fakturerades vi systematiskt för bredband som aldrig fysiskt installerades hos medarbetarna. Leverantören medgav misstaget och återbetalade beloppet.
Utöver detta har Henny hjälpt oss att uppnå bättre betalningsvillkor hos våra leverantörer. Förutom att räntorna och bötesavgifterna minskade markant har den förlängda betalningsperioden bidragit till att vi har fått bättre rykte hos leverantörerna, vilket är i linje med Atlas Copcos policy att ha goda relationer med alla samarbetspartners.
Vi ville också analysera diverse processer i organisationens leverantörshantering, och i nära samarbete med bl.a. vårt Shared Service Center säkerställde Henny att en rad rutiner optimerades, exempelvis i samband med fakturakoder och godkännande av fakturor.
Henny har även hjälpt oss med debitsidan genom att ta fram nya formulär och modernisera rutinerna, vilket har gynnat både kunder och medarbetare.
Lean, Kaizen, processoptimering eller …?
Vissa kallar processoptimering Lean eller Kaizen. Jag kallar det vanligt sunt förnuft och god affärsstrategi att göra löpande förbättringar.
Det stämmer – det krävs stora insatser för att lyckas med processoptimering. Och det sker inte över en natt. Ofta är en mognadsprocess nödvändig – medan mindre ändringar oftast kan genomföras snabbt på samma sätt som att det är enkelt att plocka lågt hängande frukter.
Låt oss tillsammans identifiera några områden som vi enkelt kan optimera. Då får du och ditt team snabbt uppleva framgångar som samtidigt syns i resultatet för kärnverksamheten och glädjer din ledning och styrelse. Därefter tar vi itu med de mer krävande uppgifterna.
Spara mycket pengar med processoptimering
Vid en processoptimering kan jag gå igenom dina befintliga leverantörsavtal. I nära dialog med dig och dina nyckelmedarbetare pekar jag på den lösning som är bäst och billigast ifråga om tid och pengar.
Exemplen nedan är bara ett urval. Du har kanske andra avtal som kan behöva en serviceöversyn?
Ring gärna +45 30 63 84 89 för en diskussion om hur det kan löna sig för dig.
Exempel på leverantörsavtal som ofta kan optimeras
Bilpark
Om företaget har många körande medarbetare är det en fördel att ha enhetliga riktlinjer för modeller, utrustning, bränslekort och vad dina medarbetare kan köpa på bränslekortet.
Hur ser det ut hos dig? Är reglerna tydligt formulerade – och efterlevs de?
Telefoni
Telefoni är ett av de områden där det finns mycket pengar att spara genom en grundlig genomgång.
I medelstora och stora företag med många medarbetare kan det vara svårt att ha överblick över om företaget har rätt abonnemang och om telefonföretaget rent faktiskt fakturerar i enlighet med avtalen som ingåtts. Här har jag hjälpt en kund dels med att få tillbaka 400 000 DKK, dels med att spara pengar i framtiden.
Det kan också handla om att medarbetare inte själva betalar för de tävlingar de deltar i eller för donationer till välgörenhet.
Hur är situationen hos dig? Förlorar du pengar även här?
Bredband
Företagsbetalt bredband är mycket utbrett och precis som med telefoni är det värt att hålla ett öga på om det levererade överensstämmer med det fakturerade.
Det enskilda beloppet ser kanske inte så mycket ut, men när man multiplicerar det med antal månader och medarbetare blir det snabbt avsevärda summor.
Behöver dina bredbandsavtal sättas under lupp?
Annonser
Många företag är omedvetna om ifall de belopp som de lägger ut på annonser faktiskt också ger bra resultat.
Ofta ser man att annonser förnyas automatiskt därför att ”så brukar vi göra” och ingen ifrågasätter om det är rätt medium och rätt målgrupp och om annonsutgifterna har den önskade effekten.
Har du 100 % kontroll på dina annonsutgifter?
Hyra
Det är helt normalt att det i hyreskontrakt för företagslokaler är inbyggt en årlig procentuell hyresökning.
Många företag kan med fördel söka på marknaden efter alternativ eller undersöka vad kvadratmeterpriset för motsvarande fastighetsuthyrning är i området, och mot bakgrund av denna efterforskning omförhandla avtalet med hyresvärden.
När synade du senaste ditt hyreskontrakt i sömmarna?
Lokalvård
Lokalvård är ett av de områden där många företag har upplevt att kvaliteten lämnar en del i övrigt att önska jämfört med det pris man betalar för tjänsten.
Samtidigt tänker inte alla på att justera leveransens omfattning när det sker ändringar av till exempel hyra av företagslokaler.
Är du nöjd med din mängd dammråttor kontra det du betalar för att få dem avlägsnade?
Försäkringar
Om ditt företags samtliga försäkringar redan är samlade på ett ställe kan det finnas pengar att spara genom att be 3-5 företag komma med ett bud på den samlade försäkringsportföljen eftersom det kan utlösa fördelaktiga rabatter.
Även om försäkringarna redan är samlade i ett bolag bör man med några års mellanrum gå igenom försäkringsbehovet.
När hade du senast ett möte med ditt försäkringsbolag och fick villkoren justerade till ditt företags nuvarande situation?
Kaffe- och läskautomater
Med kaffe- och läskautomater och liknande är det en bra idé att regelbundet göra en priskontroll hos konkurrerande leverantörer för att se om det kan löna sig att byta leverantör och utrustning.
Hur länge har du haft nuvarande avtal? När kollade du senast om det kommit ut bättre alternativ på marknaden?
Kopieringsmaskiner och skrivare
Med kopieringsmaskiner och skrivare har man ofta hört att större företag och offentliga institutioner blivit grundlurade med dyra leasingavtal som är svåra att ta sig ur.
Det är ett område där man ska se upp noga och där man ska göra noggranna efterforskningar innan man beslutar sig för en investering eller leasing.
Behöver dina avtal sättas under lupp?
Prenumerationer på tidningar och tidskrifter
I större företag kan det förekomma att vissa medarbetare får betalt för sina tidskrifts- och tidningsprenumerationer utan att det finns en verklig fackmässig och saklig grund till det.
Ofta är det en kvarleva från gamla tider där det inte skett justeringar i takt med tidens gång.
Har du överblick över vilka medarbetare som har gratis tidning och bör ha det?
Vad sägs om ett litet samtal?
Behöver dina procedurer en kritisk översyn?
Tänker du att ditt resultat skulle må bra av ett par fräscha ögon på vissa arbetsrutiner för att få ett bättre arbetsflöde?
Har du koll på om du betalar för serviceerbjudanden du egentligen inte behöver – men inte har tid att göra något åt?
Skulle du kunna få bättre priser hos andra leverantörer om du hade resurser nog att undersöka marknaden?
För varje dag du fortsätter låta pengarna ”rinna mellan fingrarna” försvinner pengar från andra aktiviteter i ditt företag som skulle kunna skapa mervärde och tillväxt.
Samtidigt kan du inte ha fullt fokus på din kärnverksamhet därför att ditt dåliga samvete över att inte sköta ditt företag optimalt och försörjningen tar onödigt mycket uppmärksamhet.
Är du redo att vända utvecklingen? Ring till mig på +45 30 63 84 89 eller skicka ett e-postmeddelande till info@yml.dk.
Få glada medarbetare – eliminera överflödiga rutiner
Ingenting dränerar dina medarbetare på lika mycket energi som tunga och gammaldags arbetssätt!
Men det kan vara något av en gordisk knut att ändra ingrodda vanor. Ofta krävs en hjälpande hand utifrån. Från någon som tittar på procedurerna utan personliga intressen. Som kan ställa “dumma” frågor och upptäcka möjliga lösningar för att eliminera överflödiga rutiner som är kostsamma.
Alltsammans naturligtvis i nära samarbete med nyckelpersoner i din organisation.
Få hjälp med processoptimering och förvänta dig:
- Att jag inte lämnar uppdraget innan de nya procedurerna nått framgång
- Att jag hjälper till med att implementera de nya arbetssätten
- Att jag ger dina medarbetare instrument efter optimeringen
- Att jag förklarar de nya procedurerna för dina leverantörer, kunder, medarbetare m.fl.
På detta sätt säkerställer vi att alla led står bakom de nya procedurerna.
Och att dina medarbetare – OCH ditt resultat – blir lite muntrare.
Har du frågor? Ring mig då på +45 30 63 84 89.
PS: Här kan du se de olika möjligheterna och priserna för att anlita Your Missing Link till att hjälpa dig med processoptimering.
